Совершенствование коммуникаций☛Менеджмент организации ✎ |
В ходе осуществления управленческого процесса руководитель исполняет три основных роли (осуществляет межличностные отношения, проводит информационный обмен, принимает решения) и четыре управленческие функции (планирование, организация, мотивация и контроль) для определения и достижения целей организации.
Для эффективного осуществления коммуникаций, т.е. качественной передачи сообщения в виде методических указаний, инструкций, приказов, докладов, отчетов необходимо учитывать различные факторы: подбор слов при формировании сообщений, настроение, самочувствие, потребности адресатов.
Эффективность управления зависит от следующих объективных факторов:
• качества обмена информацией, которая непосредственно влияет на степень реализации целей (исследованиями установлено, что в 73-85% случаев, коммуникации главным препятствием на пути достижения целей);
• информационная перегрузка руководителя, который не способен реагировать на всю информацию эффективно;
• неудовлетворительная структура организации (многоступенчатый уровень управления повышает вероятность информационных искажений, т.е. каждый уровень управления может фильтровать и корректировать сообщения);
• неудовлетворительный состав и использование кадров, отсутствие здоровой атмосферы;
• конфликты между различными группами и отделами организации;
• авторитарное отношение администрации к подчиненным, нечеткость или нежелание руководителей в полном объеме выполнять свои обязанности;
• верное определение прав и ответственности, чувство страха руководителей и подчиненных за последствия слишком откровенной информации.
К субъективным факторам, которые снижают эффективность контактов относятся:
• различное толкование людьми информации, которой они обмениваются;
• пребывания в различном эмоциональном состоянии членов коллектива;
• разница в уровне знаний работающих, общающихся.
Рассмотрим основные пути по совершенствованию коммуникационного обмена в организации.
Регулирование информационных потоков. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную сторону своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он обязан определиться в оптимальном максимуме и минимуме информационных обменов. Информационные потребности зависят в значительной степени от целей руководителя, приймаемих им решений и характера показателей личной оценки работы отделов и служб, а также подчиненных.
Совершенствование управленческих действий. Эти действия должны быть направлены на совершенствование обмена информацией (короткие встречи, оперативные совещания, контакты с подчиненными) и нахождения дополнительных возможностей управленческого действа. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действа в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение новых планов, вариантов стратегии, целей, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль за выполнением работ, отчеты по результатам контроля является дополнительным действием подвластной руководителю.
Совершенствование системы обратной связи. Обратная связь составляет часть контрольно-управленческой информационной системы в организации. Одним из вариантов этой системы является перемещение работающих с одного отдела в другой в целях обсуждения различных вопросов. Каждый руководитель преодолевает расстояние между собой и подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений к каждому подчиненному и восприятие их последним.
Опрос работников является одним из вариантов системы обратной связи. Эти опросы рекомендуется проводить для получения информации от руководителей и работающих по различным вопросам: поступает ли к подчиненным точная и своевременная информация, которая необходима для работы; четко доведены до работающих цели деятельности их подразделений; открытый руководитель предложениям; осведомлены подчиненные в следующих перемен в организации , которые отметятся на их непосредственной работе, и т.п..
Совершенствование системы сбора предложений, которая вводится в целях получения информации в руководящий состав. Все работая при этом имеют возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования деятельности организации. Целью этих систем является снижение уровня фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.
В основном такая система реализуется в виде анонимных предложений, которые работники опускают в специальные ящики, но этот вариант не всегда эффективен, потому что часто отсутствует механизмы открытого рассмотрения предложения и стимулирования их авторов. Систему сбора информации возможно расширить с помощью телефонной справки, усиление контактов с работающими, создании специальных групп из руководителей и работающих, которые рассматривают вопросы развития предприятия. Таким образом, обмен информацией в организации может улучшать систему обратной связи.
Внедрение информационных бюллетеней, публикаций. Крупные предприятия выдают ежемесячные бюллетени, в которых содержится информация для работающих. В этих изданиях публикуются статьи с обзором предложений управления организацией, производства новой продукции, новых условий контракта, которые предлагает администрация, а также ответы руководства на вопросы трудящихся. Эта информация может дополняться видеообзоры о работе предприятия.
Современная информационная технология способствует совершенствованию обмена информацией в организации. Электронная почта дает возможность направлять письменные сообщения разным лицам в организации, в различных учреждениях, городах, областях и даже странах, что уменьшает телефонные разговоры.
Другие статьи по теме:
- Технология принятия управленческих решений- Процесс коммуникаций и его роль в менеджменте
- Понятие и классификация информации
- Совершенствование коммуникаций
- Цифровизация как драйвер высоких производственных показателей на предприятии
Добавить комментарий:
