Процесс коммуникаций и его роль в менеджменте☛Менеджмент организации ✎ |
Коммуникация - это обмен информацией между людьми, при помощи слов, букв, символов, жестов, через которые выражается отношение одного работника к знаниям и соображений другой, достигается доверие и взаемоприйняття взглядов. Это необходимый элемент в деятельности менеджера, общаясь с подчиненными, получает информацию для принятия решений, поддерживает деловые контакты с партнерами. Если устранить коммуникацию, то организация перестает быть управляемой, ее деятельность приобретает хаотичного, нескоординированной характера.
Распознают три аспекта коммуникаций: технический, семантический и прагматический. Технический аспект связывают с процессами передачи информации от одной точки, оборудования или лица другому по соответствующим каналам. Семантический аспект отражает передачу и прием информации, включая ее понимания получателем. Прагматический аспект учитывает влияние принятой информации на поведение получателей и эффективность использования этой информации.
Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для каждого управленческого действа. Существует мнение, что эффективно работающие руководители - это те, кто преуспел в налаживании коммуникаций.
Организация коммуникаций способствует, с одной стороны, повышению производительности труда, а с другой - достижению удовлетворенности в групповом взаимодействии. В широком смысле коммуникация не только способствует интеллектуальному развитию личности, но и представляет собой средство управления обществом или социальной группой.
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена. Но самый факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения в нем людей. Для лучшего понимания процесса обмена информацией и условия его эффективности, необходимо иметь представление о его стадии, в которых принимают участие несколько человек.
В обмене информацией выделяют следующие основные элементы:
• отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
• кодирование - это процесс превращения идей в символы, изображения, рисунки, формы, звуки, язык;
• сообщения - это информация, закодированная с помощью символов, которая передается получателю;
• канал - это средство передачи информации с помощью которого сигнал направляется от передатчика к приемнику;
• декодирование - это процесс посредством которого приемник сообщения переводит полученные символы в конкретную информацию и интегрирует его значение
• получатель - лицо, которому назначается информация и какова ее интерпретирует.
При обмене информацией отправитель и приемник проходят несколько взаимосвязанных этапов. Основной их задачей является заключить сообщения и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.
Этапы прохождения информации взаимосвязаны и состоят из: зарождение идеи; кодирование и избрание канала, передачи и декодирования.
Рождение идеи. Обмен информацией начинается с ее формирования или отбора. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией срываются на первом этапе, если отправитель не продумал достаточно идею. Для осуществления эффективного обмена информацией, необходимо учитывать много факторов. Идея не может содержаться только в общей похвале или критике поведения подчиненных.
Кодирование и выбор канала. Для передачи идеи, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты. Он должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, используемых для кодирования (язык, письменные материалы, электронные средства связи, компьютерные сети, электронная почта и др.).. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна.
Выбор средств сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два средства коммуникации. Ориентация на два канала заставляет тщательнее готовиться к обмену информацией и письменно регистрировать параметры ситуации, но информационный обмен не должен быть письменным.
Перенос. Отправитель использует канал для доставки сообщения приемнику. Передача является одним из важных этапов, через которые необходимо пройти, чтобы довести идею до другого лица.
Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов в мысли. Если символы, выбранные отправителем, имеют тоже самое значение до получателя, то обмен информацией будет эффективным.
Отзыв - это совокупность реакции получателя сообщения после ознакомления с его содержанием.
Значительному повышению эффективности обмена управленческой информации способствует обратная связь, когда отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Обратная связь - это часть отклика получателя, поступающей передатчику (отправителю). Двусторонний обмен информацией более эффективно снимает напряжение, повышает уверенность в правильности сообщения. Обратная связь характеризует степень понимания, или непонимание информации, содержащейся в нем. Он может принимать форму не только слова, но и кивка головой, улыбки, потиснения руки, определенного выражения глаз, интонации голоса, и тому подобное.
На практике иногда имеет место недооценка обратной связи и излишнее увлечение односторонней коммуникацией, когда сверху вниз поступают приказы. Не всю информацию можно отправить по телефону, нельзя осуществить одновременную разговор со всеми работниками сразу. Обмен информацией будет менее эффективным, если канал не соответствует идее (за чашкой кофе нецелесообразно говорить о предупреждении работника, потому что в этой ситуации невозможно передать идею серьезности нарушения).
Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и частично избежать ее потерь, различных помех, которые искажают смысл.
Препятствия при обмене информацией могут быть:
Препятствия обусловленные восприятием. Люди реагируют не на то, что в действительности происходит, а на то, что ими воспринимается. Сообщение по разному интерпретируется в зависимости от рода занятий, профессии, в случаях недоверия и антагонизма.
Руководители высшего звена в основном поставляют позитивной информацией. Подчиненные не информируют их о плохих новостях. Основной причиной этого является страх перед наказанием. Руководитель, который не создает позитивного климата в коллективе приобретает только урезанный объем информации.
Семантические барьеры обусловлены разным пониманием и толкованием слов, жестов, интонации. Слова и жесты имеют разное значение и не каждый может понять их, что вызвано разницей в образовании, квалификации, слабым знанием иностранного языка, национальными особенностями.
Невербальные преграды - это использование различных символов, кроме слов. Примерами этого являются обмен взглядами, выражение лица (улыбка, непонимание, поднятые брови, живой или отсутствующий взгляд, взгляд с выражением одобрения или неодобрения, использование пальца, прикрытие рта рукой, дряблая вне, интонация, моделирования голоса).
Плохой обратная связь, что снижает эффективность коммуникации. Основной причиной этого является умение слушать. Искусством эффективного слушания являются следующие средства: перестаньте разговаривать; помогите говорящего свободно вылавливать свое мнение, будьте терпеливы: не допускайте споров; задавайте вопросы.
Препятствия в организационных коммуникациях. Основными из них являются: искажение сообщений информационная перегрузка руководителя; несовершенная структура управления и техника коммуникации.
Препятствия связаны с чисто физическими и психологическими моментами: усталость; слабая память, рассеянность; импульсивность, которая мешает сосредоточиться; излишняя эмоциональность; нетерпеливость.
Все это мешает одному из участников обмена информацией в полной мере донести до другого, а другому - соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отразится на качестве управленческих решений.
Другие статьи по теме:
- Технология принятия управленческих решений- Понятие системы и системного подхода в менеджменте
- Понятие и классификация информации
- Классификация управленческих решений
- Реализация стратегических планов организации
Добавить комментарий:
